Anwendungsfall · Eigene Kalkulation

Projektkalkulation für komplexe Vorhaben

Sie planen ein Projekt. Wir liefern den vollständigen Plan dazu — Arbeitspakete, Ressourcen, Phasendauern und Kosten, bis auf die einzelne Position.

Definition

Projektkalkulation ermittelt Aufwand, Kosten und Dauer eines Vorhabens vor dessen Start. Costmark führt sie simulationsbasiert durch: Das Vorhaben wird als Projektmodell mit hinterlegten Unsicherheiten abgebildet und per Monte-Carlo-Simulation über viele Durchläufe gerechnet. Ergebnis ist eine Bandbreite (P10–P90) je Phase und Rolle statt einer Einzelzahl — nutzbar für Angebot, Festpreisentscheidung und Business Case.

aAusgangslage

Warum eigene Schätzungen so oft zu niedrig liegen.

Nicht mangelnde Erfahrung ist die Ursache, sondern die Struktur der Aufgabe: Jede einzelne Schätzung kann plausibel sein und die Summe trotzdem nicht tragen, weil Abhängigkeiten und Risiken erst im Zusammenspiel wirken. Genau das rechnet die Simulation durch.

Systematisch zu optimistisch

IT-Projekte liegen im Mittel 27 % über Budget, jedes sechste im Mittel um 200 % — die Abweichung ist die Regel, nicht der Ausrutscher einzelner Vorhaben.

Eine Zahl statt einer Bandbreite

Eine Punktschätzung verbirgt, wie groß das Risiko ist. Ein pauschaler Puffer beantwortet die Frage nicht, er verschiebt sie.

Hardware-Abhängigkeit

Software-Aufwand hängt an Hardware und Schnittstellen, die erst spät feststehen.

Nachträge & Verzug

In der Integration eskalieren Aufwände, die vorher niemand eingeplant hat — zulasten der eigenen Marge.

Quelle: Bent Flyvbjerg, Alexander Budzier: „Why Your IT Project May Be Riskier Than You Think“. Harvard Business Review 89 (2011), Nr. 9, S. 23–25.

bErgebnis

Eine Verteilung statt einer Zusage ins Blaue.

Sie sehen, wie wahrscheinlich welcher Aufwand ist und wo die Streuung entsteht. Damit wird der Preis, den Sie nennen, zu einer bewussten Entscheidung: Wer P90 zusagt, geht ein anderes Risiko ein, als wer P50 zusagt — und weiß es vorher.

Aufwand je Phase

Stunden · P10 – P90

Beispielhafte Aufwandsverteilung eines Projekts nach Projektphasen, in Stunden. Je Phase sind die Perzentile P10, P50 und P90 angegeben. Die Gesamtzeile ist eigenständig simuliert und nicht die Summe der Phasenwerte. Alle Werte sind Beispielwerte.
ProjektphaseSpanne P10 bis P90 in StundenP50 in Stunden
Konzept460 h
Entwurf780 h
Detail1.520 h
Integration1.480 h
Abnahme753 h
GesamtP10 4.180 · P90 6.2404.993 h

Anteil je Rolle

Embedded
46 %
Test
24 %
Safety
18 %
Projektleitung
12 %

Gesamt ist nicht die Summe: nicht alle Phasen laufen gleichzeitig schlecht.

Aufwand je Phase und Rolle · P10–P90 · vorgerechnetes Beispiel

Beispielhafte, vorgerechnete Simulation zur Veranschaulichung. Für Ihr Vorhaben wird ein eigenes Projektmodell aufgebaut und kalibriert. Zur Methode

Kalkulation / Vertrieb

Ein Angebotspreis, der begründet ist — mit sichtbarem Risiko statt implizitem Bauchgefühl.

Projektleitung

Realistische Termine statt geschönter Zusagen — Puffer, wo sie wirklich gebraucht werden.

Geschäftsführung / Marge

Geschützte Marge — kein Verlustauftrag durch zu niedrige oder zu hohe Zahlen.

Wo KI-gestützte Entwicklung den Aufwand senkt, weisen wir das je Phase gesondert aus. KI-Coding-Potenzial ansehen

cVorgehen

Wie ein Mandat abläuft.

Vom ersten Gespräch bis zur Übergabe. Sie wissen jederzeit, woran wir arbeiten, und nehmen die Projektbeschreibung ab, bevor gerechnet wird.

Lennart Stabenow erläutert am Flipchart die Schritte Idee, Kosten und Umsetzung

Idee · Kosten · Umsetzung

01

Erstgespräch und Unterlagen

Sie schicken, was vorliegt. Wir klären Umfang, Zeitrahmen und offene Punkte.

02

Projektbeschreibung zur Abnahme

Ihr erstes Ergebnis — es geht an Sie, bevor gerechnet wird.

03

Modell und Rechnung

Läuft bei uns. Rückfragen kommen gebündelt, nicht einzeln.

04

Übergabe und Durchsprache

Bandbreite, Kostentreiber und Empfehlungen für Angebot, Puffer und Business Case.

dDeliverables

Was Sie am Ende in der Hand halten.

Abgestimmte Projektbeschreibung

Struktur, Ressourcen, Dauer und Liefergegenstände — von Ihnen abgenommen.

Belastbare Kostenbandbreite

P10, P50 und P90 — die Spanne, in der sich Aufwand und Kosten bewegen.

Aufwand nach Phasen & Rollen

Transparent aufgeschlüsselt und nachvollziehbar.

Risikoregister

Risiken dort, wo die Schwankung am größten ist.

Business Case

Belastbare Grundlage für Angebot und Investitionsentscheidung.

Absicherung Ihrer Kalkulation

Ihre bestehende Kalkulation als zweite Instanz gegengerechnet.

Handlungsempfehlungen

Klare nächste Schritte für die Entscheidung.

eSchwerpunkt

Software-Entwicklungsprojekte im Maschinen- und Anlagenbau.

Ausgearbeitet ist die Methode heute vor allem für Steuerungs-, Embedded- und Systemsoftware. Dort liegt die Erfahrung mit den Aufwandstreibern, die über Marge und Termintreue entscheiden — die Methode selbst ist domänenunabhängig.

  • Hardware und Schnittstellen

    Aufwandstreiber, die erst spät feststehen und die Streuung bestimmen.

  • Integration und Inbetriebnahme

    Die Phase, in der Nachträge und Verzug typischerweise entstehen.

  • Nachweise und Dokumentation

    Regelmäßig unterschätzter Aufwand, der separat ausgewiesen wird.

fFAQ

Häufige Fragen

Wie kalkuliere ich ein Software-Entwicklungsprojekt belastbar?

Belastbar wird eine Kalkulation, wenn sie die Unsicherheit mitrechnet, statt sie in einem pauschalen Puffer zu verstecken. Dazu wird das Vorhaben als Projektmodell erfasst — Phasen, Abhängigkeiten, Ressourcen und Risiken — und jede Position mit einer Bandbreite statt eines Einzelwerts hinterlegt. Anschließend wird das Modell per Monte-Carlo-Simulation über viele Durchläufe gerechnet. Ergebnis ist eine Verteilung: Sie sehen, wie wahrscheinlich welcher Aufwand ist, welche Treiber die Streuung verursachen und mit welchem Wert Sie ein Angebot oder ein Budget absichern können.

Können Sie unsere bestehende Kalkulation absichern?

Ja. Das ist ein häufiger Einstieg: Sie haben bereits kalkuliert und wollen wissen, ob die Zahl trägt. Wir bauen das Projektmodell eigenständig auf und rechnen Ihre Kalkulation dagegen. Das Ergebnis zeigt, an welcher Stelle der Verteilung Ihr Wert liegt — und welche Positionen die Abweichung verursachen. Häufig ist nicht die Gesamtsumme das Problem, sondern eine einzelne Phase, deren Streuung unterschätzt wurde.

Erstellen Sie auch den Business Case?

Ja. Aus der Aufwands- und Kostenbandbreite lässt sich ein Business Case ableiten, der die Unsicherheit mitführt statt sie zu glätten: Investitionsentscheidung und Angebotsentscheidung beruhen dann nicht auf einem einzelnen Szenario, sondern auf einer nachvollziehbaren Verteilung. Damit wird auch sichtbar, ab welchem Aufwand ein Vorhaben wirtschaftlich kippt.

Eignet sich das für eine Festpreis-Entscheidung?

Genau dafür ist die Bandbreite gedacht. Ein Festpreis ist eine Wette auf einen Wert der Verteilung — die Simulation macht sichtbar, welche Wette Sie eingehen. P90 bedeutet, dass der Aufwand in 90 % der simulierten Verläufe nicht überschritten wird; P50 wäre eine Zusage mit rund hälftigem Überschreitungsrisiko. Welchen Wert Sie ansetzen, bleibt Ihre unternehmerische Entscheidung — die Simulation legt sie offen, statt sie Ihnen abzunehmen.

Ihr Projekt belastbar kalkulieren

Wir kalkulieren Ihr Vorhaben als Bandbreite nach Phasen und Rollen — oder rechnen Ihre bestehende Kalkulation als zweite Instanz gegen. Ein kurzes Gespräch genügt, um den passenden Umfang festzulegen.

Sie vergeben das Projekt stattdessen an einen Lieferanten? Dann sind Zielkosten der passende Fall. Grundlage ist in beiden Fällen dieselbe Methode. Warum sich ein Projekt dieser Größe nicht in einer Tabelle abbilden lässt, ist im Insight zur Grenze der Tabellenkalkulation mit Quellen belegt.